[Expositores_tecnopolis] [URGENTE] Reunión Miércoles 10/7 - Novedades Expositores

[Coordinación Horarios Stand Exactas]

*¡Hola Expositores de Exactas!*

Les damos la bienvenida a la primera etapa de Tecnópolis 2013, en especial
a todos aquellos que se han unido recientemente al grupo de Expositores de
Exactas, y aprovechamos la oportunidad para pasarles algunas novedades e
indicaciones para dejar en claro algunos puntos y armar un protocolo de
emergencias con el fin de ayudarlos y que su participación en el Parque
transcurra de la mejor manera posible.

*El plantel de Expositores de Exactas en Tecnópolis, respecto al del año
pasado, se ha duplicado. Es por este motivo, que los convocamos este miércoles
10/7 en el Aula 13 de la Planta Baja del Pabellón 2 para terminar de
diagramar las grillas de turnos y para que los miembros de cada stand se
conozcan entre sí. La reunión se va a realizar de acuerdo al siguiente
detalle:*

*- Miércoles 10/7 a las 17:00 horas**:** Expositores asignados a las Áreas “
**Matemática”, “Astrofísica”, “Biotecnología y Células Madre”, “Energías
Renovables” y “Paleontología”. *

*- Miércoles 10/7 a las 18:00 horas:** Expositores asignados a las Áreas
“Física”, “Robótica y Computación”, “Geología”, “Evolución, Biodiversidad y
Acuario”, “Neurociencias” y “Brasil”. *

*Quienes aún no hayan recibido información acerca del área y/o stand al
cual fueron asignados, a la brevedad estarán recibiéndola.*

*
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¿Quiénes somos?

El Equipo de Coordinación está conformado por Leonardo Zayat (Secretario de
Extensión, Graduados y Bienestar), Florencia Belinky (Coordinadora
General), Ana Graziano y Carla Di Pietrantonio (Coordinadoras Referentes).

Básicamente nuestro trabajo consiste en brindarles información, ayudarlos a
organizar sus horarios, contactarlos y supervisar que se cumplan las reglas
de manejo de los stands.

Las Coordinadoras Referentes estarán disponibles las 24 horas para
emergencias vía mail a *horarios.stands en gmail.com* y por teléfono al
1554904368 (Carla) y al 1550554988 (Ana).



Algunos puntos de importancia

            Nosotras necesitamos tener una planilla de horarios completa y
enterarnos de ausencias, cambios y faltas a los stands con la mayor
anticipación posible, para asegurarnos de que los stands nunca queden sin
gente.

Cada grupo es, en sí mismo, responsable de que cada stand no quede sin
gente, es decir, a excepción de emergencias y casos de fuerza mayor,
siempre deben cumplir con los turnos que tienen asignados o procurar que
alguien que los cubra.

Por lo tanto, es de vital importancia que exista comunicación interna entre
los miembros de cada stand, que siempre todos sepan quien está en cada
horario y estén atentos a los mails.



*Protocolo de cambio de turnos*

Para cambios previsibles con tres o más días de anticipación:

En caso de que no puedan cumplir con un turno (viajes, parciales,
recuperatorios) necesitamos que provean un suplente.

Hay dos formas de hacer esto:

                1) SUPLENCIA: se comunican con cualquier integrante de su
grupo, y le preguntan si está disponible en ese turno (es decir, que no
tenga ese día asignado).

                2) TRUEQUE: se comunican con alguno de sus compañeros
titulares e intercambian un turno con ellos.

En ambos casos necesitamos que, luego de acordado el cambio, nos lo
informen enviando un mail a horarios.stands en gmail.com con el siguiente
formato:

                 -     Asunto: Cambio de Turno / Stand al que pertenecen

                 -     Cuerpo del mail: Fecha y turno que dan de baja;
Nombre del titular del turno y del suplente o persona con la que hacen el
trueque.

Para cambios de emergencia:

Puede suceder que en el mismo día tengan una emergencia y no puedan
asistir. De ser posible la comunicación, lo mejor es contactar a la persona
que está en su mismo turno y avisarle de tal modo que ella pueda llamar a
suplentes o estar al tanto de que va a estar sola en el stand. Luego deben
informarlo a la brevedad enviando un mail a horarios.stands en gmail.com con
el siguiente formato:

            -          Asunto: Baja de Turno por Emergencia/ Stand al que
pertenecen

            -          Cuerpo de mail: Breve explicación, si existe
certificado para justificar la ausencia, si desean recuperar el turno en
otro día.



*Es de suma importancia la rápida comunicación entre ustedes, por eso
recomendamos: *

1)         Que todas las personas del stand tengan conocimiento de los días
en los que van sus compañeros y estén atentos a posibles llamados por
trueques o suplencias.

2)         Que todas las personas del stand tengan los datos de mail y
teléfono de sus compañeros para tener una comunicación efectiva.

3)         Que todos los cambios, trueques, imprevistos, emergencias,
ausencias, sean comunicados lo antes posible (y de la forma más ordenada
posible) a *horarios.stands en gmail.com*

4)         Que la comunicación con la Coordinación de Horarios sea ordenada
de forma tal que, de ser posible, haya un responsable de cada grupo a cargo
de comunicarnos problemas o conclusiones de deliberaciones grupales. Si
recibimos muchos mails de un mismo stand diciendo cosas distintas y vemos
que no hubo comunicación previa entre ustedes, es probable que no logremos
ayudarnos ni resolver las situaciones que se presenten.



*Mecanismo de pago*

Las planillas de asistencia se recolectan después del último día del mes
y a continuación se chequean los turnos a fin de verificar que no existan
errores. Luego, se piden los pagos a la Facultad, desde donde avisan cuando
están listos los cheques para ser retirados por Tesorería.

Todo este proceso administrativo tiene una demora estimada de dos o tres
semanas.

* *

*Días de lluvia*

La organización del Parque no declara su cierre por inclemencias climáticas
sino hasta último momento y, en principio y hasta nuevo aviso, deberán
presentarse igualmente a firmar la planilla de asistencias.



*Uniformes y Viandas*

Hay tiempo hasta el jueves 11/7 a las 20:00 horas para completar el
formulario indicando sus números de documento en la columna “Su Nombre”,
sus talles en la columna correspondiente y, de ser necesario, indiquen si
requerirán menú apto para vegetarianos o celíacos. Formulario:
http://doodle.com/887pwk8yf552dy55



*Sugerencias*

- En el Parque hace mucho frío, así que les sugerimos llevar bastante
abrigo.

- Aún no sabemos si vamos a contar con un espacio para dejar nuestras
pertenencias, por ello recomendamos llevar lo mínimo e indispensable.

- Sobre todo durante las vacaciones de invierno escolares, el tráfico por
zonas aledañas al Parque se incrementa considerablemente, por eso sugerimos
que tengan en cuenta este factor para evitar llegadas tarde.

- Siempre lleven consigo su DNI, dado que aún no tenemos las acreditaciones
para el ingreso, y puede que se los soliciten en los accesos.

- *El mail es nuestra principal vía de comunicación, así que les pedimos
que estén atentos al correo.*

*
*

*¡Saludos! *



*Ana Graziano y Carla Di Pietrantonio*

*Coordinadoras Referentes Exactas 2012*
------------ próxima parte ------------
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