[Expositores_tecnopolis] Mail Bienvenida Expositores

[Coordinación Horarios Stand Exactas]

 *Hola Expositores de Exactas!*
*
*
Les escribimos para darles la bienvenida desde la Coordinación de Horarios
de Stands. Sabemos que están con muchas cosas (capacitaciones, lectura de
material, conociendo a sus compañeros, etc.) pero queríamos desde aquí
dejar en claro algunos puntos y armar una especie de protocolo de
emergencias con el fin de ayudarlos y que la muestra salga lo mejor
posible.

Quiénes somos?
En primer lugar nos presentamos: somos Ale Parreño y Carla Di Pietrantonio
(Coordinadoras Referentes del Grupo Exactas en Tecnópolis 2012).
Nuestro trabajo consiste, básicamente, en brindarles información, ayudarlos
a organizar sus horarios, contactarlos y supervisar que se cumplan las
reglas de manejo de los stands.

Medios de comunicación:
- Ale podrá ser encontrada físicamente en el parque durante el turno mañana.
- Carla podrá ser encontrada físicamente en el parque durante el turno
tarde.
- Las Coordinadoras Referentes no estarán durante todo el turno ni todos
los días sino que van a ir regulando su
asistencia de acuerdo a las necesidades que se presenten en el parque,
pero están
disponibles las 24 hs para emergencias
al mail horarios.stands en gmail.com** y a los celulares Ale P. (1540313806) y
Carla D.P. (1554904368). Al escribir a horarios.stands en gmail.com ta**nto
Ale como Carla pueden contestar.
-       Por ello les pedimos que estén atentos a sus casillas de correo,
dado que es la principal vía de comunicación.

Algunos puntos de importancia:
-       La reapertura del parque es este sábado 14 de julio, fecha en que
comienzan a trabajar.
-       Tecnópolis abrirá de martes a domingo. Excepcionalmente, por las
vacaciones de invierno escolares, también estará abierto los lunes 16 y 23
de julio.
-          Tengan en cuenta que los turnos establecidos son
responsabilidades asumidas por la persona que optó por ese horario y la no
asistencia de él o un reemplazante contará desfavorablemente para
la redistribución de turnos para los siguientes meses.
- Nosotras necesitamos tener una planilla de horarios completa y enterarnos
de ausencias, cambios y faltas a los stands con la mayor anticipación
posible dado que de allí se confeccionarán sus estipendios a fin de mes y
para asegurarnos que los stands nunca queden sin gente.
- Cada grupo es, en sí mismo, responsable de que en el stand no haya menos
de dos personas por turno, es decir, a excepción de emergencias y casos de
fuerza mayor, siempre deben cumplir con los turnos que tienen asignados o
procurar que alguien los cubra.
-       Por lo tanto es de vital importancia que haya comunicación interna
entre los integrantes de cada stand, que siempre todos sepan quién está en
cada horario y estén atentos a los mails y teléfonos de sus compañeros.


*Protocolo de cambio de turnos*
Para cambios previsibles con 3 o mas días de anticipación:
En caso de que no puedan cumplir con un turno (viajes, parciales, etc)
necesitamos que provean un suplente.
Hay dos formas de hacer esto:
                1) SUPLENCIA: se comunican con el suplente de su grupo y le
preguntan si está disponible en ese turno.
                2) TRUEQUE: se comunican con alguno de sus compañeros
titulares e intercambian un turno con ellos.
En ambos casos necesitamos que, antes de acordar cualquier tipo de cambio,
nos informen enviando un mail a horarios.stands en gmail.com **con el
siguiente formato:
                 - Asunto: Cambio de Turno / Stand al que pertenecen
                 - Cuerpo del mail: Fecha y turno que dan de baja; Nombre
de suplente o persona con la que harán el trueque.

Para cambios de emergencia:
Puede suceder que en el mismo día tengan una emergencia y no puedan
asistir. De ser posible la comunicación, lo mejor es contactar a la persona
que está en su mismo turno y avisarle de tal modo que ella pueda llamar a
suplentes o estar al tanto de que va a estar sola en el stand. Luego deben
informarlo a la brevedad a nosotros enviando un mail a
horarios.stands en gmailcon el formato:
            - Asunto: Baja de Turno por emergencia/ Stand al que pertenecen
            - Cuerpo de mail: Breve explicación; si existe certificado para
justificar la ausencia; si desean recuperar el turno en otro día.

        COMUNICACIÓN ENTRE UDS: LO PRIMERO. COMUNICACIÓN A NOSOTROS: LO
ESENCIAL.

Es de suma importancia la comunicación rápida entre Uds., por eso
recomendamos:

1) Que todas las personas del stand tengan conocimiento de los días en los
que van sus compañeros y estén atentos a posibles llamados por trueques o
suplencias.
2) Que todas las personas del stand tengan los datos de mail y teléfono de
sus compañeros para tener una comunicación efectiva.
3) Que todos los cambios, trueques, imprevistos, emergencias, ausencias,
etc, sean comunicados lo antes posible (y lo más ordenadamente posible) a
horarios.stands en gmail.com
4) Que la comunicación con nosotros sea ordenada de forma tal que, de ser
posible, haya un responsable de cada grupo a cargo de comunicarnos
problemas o conclusiones de deliberaciones grupales. Esto es, si recibimos
5 mails de un mismo stand diciendo cosas distintas y vemos que no hubo
comunicación previa entre Uds., es probable que no logremos ayudarnos ni
resolver las situaciones que se presenten.
5) Por sobre todo, paciencia y muchas ganas de trabajar!

Estamos para ayudarlos!
Saludos,

Ale Parreño y Carla Di Pietrantonio
Coordinadoras Referentes Exactas 2012
------------ próxima parte ------------
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